Yıllık İzin Kayıt Defteri Zorunluluğu

Yıllık izin kayıt defteri zorunludur. Çoğu IK departmanı maalesef farkında olmasa da yıllık izin kayıt defteri iş kanununa göre zorunludur.

03 Mart 2004 Tarihli Resmi Gazete, Sayı: 25391‘lı yönetmelikde detayları verilmektedir.

Yönetmelik özetle der ki, yıllık izin kayıt defteri veya kartoteks kullanabilirsin.

Adı geçen yönetmeliğin Dördüncü Bölüm (Yıllık Ücretli İzinlere İlişkin İşverenin Yükümlülükleri) Madde 20’ye baktığımızda;

“— İşveren; çalıştırdığı işçilerin izin durumlarını gösteren, örneği bu Yönetmeliğe ekli yıllık izin kayıt belgesini tutmak zorundadır. İşveren, her işçinin yıllık izin durumunu aynı esaslara göre düzenleyeceği izin defteri veya kartoteks sistemiyle de takip edebilir.”

Bu şu demek, belli koşullarda o kayıt defterini tutmana gerek yok. Onun yerine aynı işlevleri gören yıllık izin formlarını kullansan da olur.

Yani personelinize yıllık izin formu (örnek microsoft word dosyası formu için tıklayınız, örnek ms excel dosyası formu için tıklayınız) adı altında formlar doldurtuyorsanız ve bu formlar gerekli şekil şartlarını sağlıyorsa defteri unutabilirsiniz. Onun yerine özet bir liste tutsanız kâfidir.

Peki bu şekil şartları nelerdir?

a) Adı soyadı, b) Sicil numarası, c) İşe giriş tarihi, d) Yıllık izne hak kazandığı tarih, e) İşyerindeki çalışma süresi, f) İzin günleri sayısı, g) Yol izni günleri sayısı, h) İznin başlama tarihi, ı) İznin sona ereceği tarih,

Bu bilgiler şu ana kadar kullanmış olduğunuz izin formlarında bulunmayabilir. Her personel için ayrı ayrı özlük dosyanız olmak zorunda. Personelin yıllık izin formları da bu dosyada bulunması gerekiyor. Bu izin formlarının üzerine güzel ve temiz bir özet liste (kartoteks) hazırlayabilirsiniz. O dosyanın içindeki tüm formları o kartotekse işleyebilir ve bir tür “kullanılan izinlerin özeti tablosu” oluşturabilirsiniz. Dikkat etmeniz gereken personelin bu özet listedeki izinlerin de karşısına imza atmasıdır.

İşte sizin için hazırlamış olduğumuz bu excel sayesinde bu kartoteksi geçmişe yöenlik olarak da içindeki makto sayesinde hızlıca oluşturabileceksiniz, sizin yapmanız gereken işlem ise bu dosyadaki ilgili sayfayı çıktı olarak alıp personele geçmişe yönelik imzalarınızı attırmanız ve personelin özlük dosyasında saklamanız.

Bu yazı http://www.ozlukhaklari.com/yillik-izin-kayit-defteri-zorunlu-mu/ sitesinden alıntıdır.

Yazar: Okan Koçak’tır

Program linkimiz burada.

Kolay gelsin, iyi çalışmalar.